Consulta de Informação

Permite a consulta de documentos que já tenham sido indexados, identificado-os de diversos modos:

Permite a consulta de documentos que já tenham sido indexados, identificado-os de diversos modos:

• Por tipo documento, ano comercial, nome etc.

O utilizador selecciona o tipo de pesquisa que deseja efectuar – por exemplo: documentos relativos ao funcionário X no ano comercial Y – introduz o nome do funcionário ou o ano comercial e tem acesso a todos os documentos que respeitam a indicação fornecida ao sistema.

É uma ferramenta que ajudará os operadores que se encontram nos diversos locais da empresa a gerir a informação partir do processamento de documentos resultantes da acção dos vários intervenientes em cada processo.

Facilitará a consulta dos documentos inerentes a cada processo, podendo elaborar estatísticas através do cruzamento de dados e identificar a tipologia dos documentos bem como dos anos a que se referem.

As Intranets são sistemas que permitem a estruturação, pesquisa e disponibilização de documentos e informação de uma organização através da filosofia e tecnologia da Internet, mas com acesso exclusivo a utilizadores dentro das redes internas. Assim, as Intranets permitem realizar através de um Web browser a gestão de informação, podendo os utilizadores não só gerir os ficheiros mas também executar dentro do Web browser as aplicações.

A combinação de baixo custo, grande capacidade e durabilidade da informação microfilmada, faz desta tecnologia o sistema ideal para armazenamento de informação habitualmente existente em papel. Se associarmos aos factores a possibilidade de indexação automática, isto é, criação de bases de dados que permitem a localização automática do fotograma temos resolvido o problema da procura dos velhos arquivos.

O espaço é reduzido em cerca de 98% em relação ao ocupado pelo papel; o que está microfilmado não se extravia como tão frequentemente acontece com o papel; a duração do microfilme é superior a 150 anos.

Também o acesso à documentação microfilmada beneficiou da associação com a informática, permitindo ao utilizador beneficiar de um acesso automático e localizado.

Quando se implementa um sistema de gestão electrónica de imagens estamos a lidar com documentos digitalizados para computadores ou ainda em informação gerada pelos próprio computador. Estamos pois a falar em informação uniforme, rapidamente acessível e devidamente indexada, ou seja, informação devidamente organizada.

A nossa solução permite combinar as especificidades de aplicações funcionais de cada departamento, trabalhando sobre uma base de dados única, de modo a que os vários departamentos ou utilizadores partilhem a informação. Com a nova gestão electrónica de documentos é possível optar por um arquivo compacto em CD com acesso imediato através de PCs de secretária.