Digitalização

A Digitalização é o envio de imagens para dentro de um computador, através de Scaners simples ou outros apropriados para uma digitalização rápida e confiável de alta velocidade. Uma grande quantidade de papel pode passar para um simples CD, ou para uma base de dados de fácil e variável consulta .

Requer a utilização de um equipamento Digitalizador - Scanner - para converter a imagem, um Computador para a processar e, eventualmente, armazenar, um monitor para permitir a sua visualização e uma impressora para a sua reprodução. Permite substituir o documento original ou reduzir ou anular o desgaste do documento original por substituição deste.

Uma das principais vantagens resultante desta técnica é a celeridade no acesso assim como a enorme capacidade na disseminação da informação por um vasto universo de potenciais utilizadores. O facto da imagem estar num formato digital permitirá, se necessário, ser sujeita a edição. Assim, manchas, fundos escuros, e outras alterações são passíveis de ser removidas.

Permite a digitalização dos documentos, que regista a data de entrada, o código do processo, o tipo de documento e sua identidade, isto, segundo o padrão de identificação do documento adoptado e concorre para a concentração de todos documentos relativos a um mesmo processo num só ficheiro.

A digitalização torna os documentos mais acessíveis aos utilizadores, reduz significativamente os tempos de pesquisa e aumenta significativamente a eficácia na consulta de documentos.