Microfilmagem
Todo o tipo de documentos, com os mais variados formatos, desde facturas a notas
de encomenda ou documentos contabilísticos e outros documentos impressos podem ser
microfilmados. Os Arquivos Documentais e especialmente os Históricos, encontram-se
diariamente sujeitos a manipulação, o que lhes provoca uma permanente deterioração
que acabará por destrui-los, a microfilmagem garante a sua preservação.
A microfilmagem é basicamente um processo fotográfico que permite trabalhar os documentos,
por forma a obter as seguintes vantagens:
- Armazenar Imagens de Documentos: Imagens fotográficas; Ficheiros informáticos;
- Distribuição instantânea da documentação;
- Redução do tempo de acesso à informação armazenada; Simplificação na pesquisa;
- Melhoramento na integridade do documento;
- Redução de custos de envio e transporte;
- Baixo Custo de Manutenção;
- Aumento da produtividade;
- Conservação de originais;
- Longevidade dos suportes Micrográficos (mais de 100 anos);
- Independência da evolução tecnológica e interligação com outros sistemas;
- Economia nas infra-estruturas de arquivo – a microfilmagem permite uma redução de
espaço calculada em aproximadamente 98% - (5.000.000 de folhas = 0,48m3);
- Valor Probatório.
A microfilmagem comporta também vantagens significativas ao nível da economia de
espaço, facilidade de conservação e na consulta da informação contida nos documentos.
Sendo em certos casos obrigatória nos termos legais, como segurança adicional, na
digitalização do arquivo.
Através de novos recursos tecnológicos como, por exemplo, scanners de microfilme,
a integração de documentação microfilmada com sistemas informáticos é uma realidade.
Uma das mais importantes evoluções processada na indústria micrográfica prende-se necessariamente com o desenvolvimento e inevitável proliferação dos Digitalizadores de Microfilme.
Tal permitiu potenciar de forma inquestionável o já importante papel do microfilme nas organizações. Ao seu poder de redução de espaço, de baixo custo de exploração e de segurança dos dados (entre outros), juntam-se agora o poder do fácil acesso e disseminação da informação durante tanto tempo com acesso condicionado através de equipamentos próprios e, muitas vezes, dispendiosos.
Apesar do grande interesse nas novas tecnologias da informação, o recurso às técnicas de microfilmagem, continuam a ser, após cerca de setenta anos, muito utilizadas na preservação de documentos.
A grande expansão e popularidade do recurso às técnicas de microfilmagem deve-se em grande parte à sua praticabilidade. A microfilmagem permitiu aos investigadores acesso à informação que, de outra forma, estaria inacessível devido ao facto de que o documento original estava muito distante por ser vulnerável a estragos por manuseamento ou transporte. Somando a isto, a microfilmagem oferece ganhos de espaço no arquivo histórico que, lembramos, está independente das mudanças tecnológicas, já que o microfilme pode ser lido sem ser necessário o uso de um sistema sofisticado de leitura. Além disso, o microfilme é barato e fácil de reproduzir para ter acesso a um documento cópia do original.
O espaço ocupado é um recurso importante na aplicação da gestão da informação. Poucas empresas têm área suficiente para ter um arquivo bem instalado e em segurança. O espaço ganho pelo uso da microfilmagem permite a consolidação de outras operações do escritório, simplificando a gestão e aumentando a produtividade.
Aplicações mais comuns:
De acordo com a experiência de produção micrográfica obtida conclui-se que cerca de 90% das aplicações realizadas são sobre os seguintes núcleos documentais:
- Documentação Financeira e Fiscal
- Correspondência Geral
- Jornais e Livros
- Documentação Histórica
- Documentação Técnica (Mapas, Desenhos, etc.)
São inúmeros os benefícios que a empresa-cliente pode recolher com a opção de colocar em regime de Outsourcing ao invés de optar pela implementação de um sistema "In-House", nomeadamente:
- Redução dos Custos de Exploração e Operacionais,
- Custos de Manutenção de Assistência inexistentes,
- Possibilidade de dimensionar e potenciar os seus recursos em função do seu verdadeiro "core-business";
- Consequente aumento de produtividade.
|
